Tối ưu hóa việc quản lý bảo hành của doanh nghiệp

Hiện nay, với mỗi doanh nghiệp sản xuất và phân phối sản phẩm sẽ lựa chọn triển khai chính sách bảo hành và quản lý bảo hành khác nhau. Khối lượng thông tin khách hàng của doanh nghiệp lớn khiến cho quá trình quản lý hệ thống bảo hành trở lên khó khăn. Việc kết hợp quản lý bảo hành và chăm sóc khách hàng sao cho chuyên nghiệp và dễ dàng trở thành thách thức lớn với nhiều doanh nghiệp. Để giải quyết vấn đề này, Bluesea đưa ra 3 bước giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc quản lý bảo hành một cách hiệu quả nhất.

Bước 1: Xem lại phương pháp quản lý bảo hành hiện tại của doanh nghiệp

Doanh nghiệp nên đánh giá lại phương pháp quản lý bảo hành của mình xem có những ưu và nhược điểm gì, cần khắc phục hay đổi mới sang phương pháp khác để đạt được hiệu quả quản lý bảo hành trong thời điểm hiện tại và tương lai. Cụ thể, doanh nghiệp có thể đặt những câu hỏi như sau:

+ Quy trình bảo hành hiện tại có thuận tiện cho khách hàng không? Có dễ triển khai với hệ thống đại lý/nhân viên không?

+ Lưu trữ và tổ chức hồ sơ thông tin về sản phẩm khách hàng đã mua và các chính sách bảo hành hiệu quả như thế nào?

+ Thời gian thực hiện bảo hành thực tế là bao lâu? Bao gồm những bước nào? Có thể rút gọn thêm bước nào không?

Thực tế hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng excel truyền thống để quản lý thông tin bảo hành của khách hàng. Nghĩa là khi khách hàng mang phiếu bảo hành đến, nhân viên sẽ nhập thông tin vào file excel để quản lý. Nếu doanh nghiệp của bạn đang thực hiện theo cách này, bạn có thể dễ dàng tìm ra câu trả lời cho các câu hỏi trên:

+ Quy trình bảo hành này khiến khách hàng phải lưu trữ phiếu bảo hành trong thời gian dài và khá là phiền phức cho cả hai bên nếu khách hàng gây mất hoặc rách phiếu bảo hành.

+ Quy trình bảo hành phức tạp, dễ nhầm lẫn: nhân viên mất thời gian để nhập dữ liệu và dễ mắc sai sót khi phải nhập tay khối lượng thông tin lớn, đại lý mất thời gian để tra cứu thông tin bảo hành.

+ Hệ thống thông tin về sản phẩm mà khách hàng đã mua và các chính sách bảo hành được lưu trữ một cách rời rạc, không có liên kết giữa doanh nghiệp và đại lý, chưa kể đến các vấn đề khác như lỗi khi chia sẻ file, hỏng máy tính,...

+ Thực hiện bảo hành gồm nhiều bước, trong đó việc kiểm tra thông tin giữa đại lý bảo hành và doanh nghiệp mất nhiều thời gian.

Bước 2: Lựa chọn giải pháp bảo hành phù hợp

Sau khi xem xét lại quy trình quản lý bảo hành hiện tại, doanh nghiệp có thể có cái nhìn tổng quan về quy trình bảo hành và từ đó tìm ra giải pháp phù hợp. Hiện nay, trên thị trường đã có sự kết hợp giữa phần mềm bảo hành điện tử và phần mềm quản lý bán hàng, giúp tự động tạo phiếu bảo hành riêng cho từng sản phẩm ngay sau khi xuất kho thành công. Đây là các phiếu bảo hành điện tử, lưu trữ thông tin về khách hàng và sản phẩm. Khi cần bảo hành, khách hàng chỉ cần cung cấp thông tin cá nhân, và đại lý có thể kiểm tra để tiến hành bảo hành sản phẩm một cách nhanh chóng và tiết kiệm thời gian.

Ngoài ra, giải pháp bảo hành điện tử bằng mã QRcode hoàn toàn có thể áp dụng cho kênh bán hàng trực tuyến và truyền thống, nhờ quy trình “đẩy” việc kích hoạt bảo hành điện tử cho khách hàng. Cụ thể, khách hàng có thể quét mã QRcode trên sản phẩm để kích hoạt bảo hành và cung cấp thông tin mà không cần phải đến đại lý trực tiếp. Việc quản lý bảo hành của doanh nghiệp cũng sẽ được thực hiện trên một hệ thống đa tính năng hỗ trợ toàn diện.

Bước 3: Tận dụng dữ liệu bảo hành hiệu quả

Thông tin về khách hàng và sản phẩm kích hoạt bảo hành là một hệ thống dữ liệu quý giá mà doanh nghiệp có thể tận dụng một cách hiệu quả. Ví dụ, thông qua dữ liệu này, doanh nghiệp có thể tính toán chu kỳ bảo hành hoặc thay thế sản phẩm, và từ đó gửi thông báo tới khách hàng để kích thích nhu cầu của họ.

Trang quản trị bảo hành điện tử Bluesea cung cấp

Về mặt quản lý bảo hành, việc tập trung và liên tục cập nhật dữ liệu bảo hành điện tử sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát vật tư bảo hành tại từng đại lý. Dựa vào dữ liệu bảo hành điện tử này, doanh nghiệp có thể dễ dàng phát hiện các trường hợp đại lý gian lận, khai khống số lượng vật tư cần thiết.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu bảo hành điện tử này để chăm sóc khách hàng sau bán tốt hơn, tạo lợi thế cho việc remarketing đến các khách hàng cũ, thông báo ra mắt sản phẩm mới để thúc đẩy khách hàng mua tiếp sản phẩm khác của doanh nghiệp nâng cao doanh thu bán hàng.

Tóm lại, việc lựa chọn phương pháp bảo hành phù hợp với doanh nghiệp luôn là một vấn đề nan giải với các chủ doanh nghiệp hiện nay. Bluesea là đơn vị cung cấp các giải pháp bảo hành điện tử  chuyên nghiệp và hiệu quả nhất trên thị trường và chúng tôi luôn sẵn sàng trợ giúp doanh nghiệp bạn. Nếu bạn đang có nhu cầu hãy liên hệ ngay với BLUESEA qua số Hotline:  094.515.2826 để được tư vấn hoàn toàn miễn phí nhé!

------------------------------------------------------------------------

Website: https://baohanhdientu.vip/

Email: xuanhung@bluesea.vn

Hotline: 094 515 2826

Facebook: https://www.facebook.com/blueseabaohanhdientu/

Head Office: 91 Trung Kính, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội